Фирми и физически лица

Предназначение

Класификатор фирми и физически лица е основен класификатор в системата. В него се съхраняват описанията на клиенти, доставчици, партньори и подизпълнители.

Всеки запис от класификатора има уникален идентификатор. Този идентификатор се използва при:

Регистриране на финансова позиция. Клиент по пратка. Издаване на фактура. Закриване на фактура за разход. Записите от класификатора на фирмите и физическите лица в останалата част от това ръководство се наричат с общо име - Контрагенти

Видове фирми и физически лица

Класификатора обработва различно юридическите лица в зависимост от държавата им на регистрация. Различават се:

• Български юридически лица (БЮЛ), фирми с регистрация в България
• Европейски юридически лица (ЕСЮЛ), фирми с регистрация в Европейски съюз
• Чуждестранни юридически лица (ЧЮЛ), фирми с регистрация извън Европейски съюз

Класификатора може да съдържа информация за физически лица. Тя се съхранява отделно от информацията за юридическите лица и политиките за достъп до нея могат да се конфигурират отделно за спазване на регулационни изисквания като GDPR например.

Основни данни

Системата съхранява множество данни за контрагентите. За юридическите лица основните данни, които съхранява системата са:

• Основни данни. Включват полетата:
  • Уникален идентификатор
  • Тип Фирма (BG), Фирма (EU) и Фирма (non EU)
  • Име
  • Форма (само за БЮЛ - АД, ЕАД, ООД, ЕООД ...)
  • Държава по регистрация
  • Търговска регистрация (ЕИК за БЮЛ)
  • Данъчен номер (VAT)
  • Адрес по съдебна регистрация - държава, пощенски код, населено място, адрес
  • Име на латиница (само за БЮЛ)
  • Населено място на латиница (само за БЮЛ)
  • Адрес на латиница (само за БЮЛ)
• Кредитна експозиция - кредитен лимит, дни на отложено плащане.
• Списък с контакти.
• Списък с банкови сметки.
• История на редакциите.

Чистотата на класификатора е от голямо значение за правилната и ефективна работа на системата. Това засяга както оперативната работа, така и системата за справки и анализи.

Процедурите за обработка на различните видове контрагенти - български юридически лица, юридически лица регистрирани в Европейския Съюз, юридически лица регистрирани извън Европейския Съюз и физически лица се различават съществено. Това е направено по няколко причини - да се осигури избягване на повторения, неверни или липсващи данни или да се удовлетворят регулаторни изисквания, например GDPR.

В темите по-надолу се дава описание на процедурите за обработка на различните видове контрагенти.

Правила

Български юридически лица.

Регистрация на нова фирма.

Съществуват 2 процедури за регистрацията на българско юридическо лице – с валидация на данните, през външен източник (регистрирана е интеграция с APIS Register) и с ръчно въвеждане на данните. Препоръчително е като основна процедура да се възприеме процедурата с валидация, тъй като чрез нея се осигуряват актуални и надеждни основни данни за фирмата (наименование и адрес), през базата данни на Търговския регистър. Процедурата с ръчно въвеждане на данните би трябвало да е предвидена за употреба при аварийни ситуации и при обработка на изключения. Ръчната процедура би трябвало да е с ограничен достъп, който се конфигурира от администратора на системата, съгласно политиките на мениджмънта на фирмата.

Валидация на данните Наложени са следните правила при валидиране на контрагент преди да бъде записан в базата данни:

• Името на контрагента е задължително поле и трябва да е уникално.
• ЕИК на контрагента е задължително поле и трябва да е уникален.
• Данъчния номер, ако е попълнен трябва да е уникален.

Ограничения за валидирани контрагенти Не се допуска редакция на основните данни (наименование, ЕИК, Данъчен номер и адрес) за контрагентите, чиито данни са валидирани (например получени от APIS Register). Изключение правят определена група потребители, които според политиките на мениджмънта имат право на тази редакция.

Европейски юридически лица.

Регистрация на нова фирма.

За момента е регистрирана само ръчна процедура за регистриране на юридическо лице с регистрация в страна от Европейския Съюз, различна от България.

Валидация на данните

Наложени са следните правила при валидиране на контрагент преди да бъде записан в базата данни:

• Името на контрагента трябва да е уникално.
• Данъчния номер трябва да е уникален.

Чуждестранни юридически лица.

Регистрация на нова фирма.

За момента е регистрирана само ръчна процедура за регистриране на юридическо лице с регистрация в страна извън Европейския Съюз.

Валидация на данните Наложени са следните правила при валидиране на контрагент преди да бъде записан в базата данни:

• Името на контрагента трябва да е уникално.

Физически лица.

Манипулиране на данните на физическо лице.

Налице е ръчна процедура за регистрация на физическо лице. Предвид регламента GDPR, освен името на лицето няма никакви други задължителни данни. Данните за физическото лице се съхраняват в базата данни в криптиран вид и съществува процедура за тяхното заличаване в случаите предвидени в регламента GDPR.

Кредитна експозиция

Кредитната експозиция на контрагент определя наличието или отсъствието на преференциални условия при погасяване на задълженията му в случаите, когато контрагента се явява в ролята на клиент.

Полетата, които се съхраняват в описанието на контрагента и касаят кредитната експозиция са:

• Кредитен лимит - стойност във валута за счетоводни цели EUR.
• Кредитен лимит – обхват -
  • всички задължения
  • фактурирани задължения
  • фактурирани задължения в падеж.
• Дни на отложено плащане - максимален допустим срок за плащане без да се дължи лихва върху задължението.

Кредитен лимит.

Кредитния лимит на фирмата определя максималната сума на неплатени задължения, която може да има контрагента в даден момент от време.

В системата кредитния лимит се определя от два параметъра:

• Максимална сума на неплатени задължения. Сумата е в евро.
• Обхват - показва с какво се сравнява максималната сума. Вариантите са:
  • Всички задължения - включва задължения по не фактурирани финансови позиции, задължения по фактури за които не е настъпила датата на падежа и фактури за които е настъпила датата на падежа.
  • Фактурирани задължения - задължения по фактури за които не е настъпила датата на падежа и фактури за които е настъпила датата на падежа.
  • Фактурирани задължения в падеж - задължения по фактури за които е настъпила датата на падежа.

Ако общата сума на задълженията на контрагента надвиши кредитния му лимит, то тогава се налагат определени ограничения за извършване на действия в системата. Характера и обхвата на ограниченията се определят от мениджмънта на фирмата.

Дни на отложено плащане.

Дни на отложено плащане - параметъра определя максималния срок на забава при изплащане на конкретен финансов документ.

Този параметър се използва при фактуриране, като от него зависи определянето на датата на падеж на фактурата.

Потребителите на системата могат да намаляват дните на отложено плащане при издаване на фактура, но не могат да ги надвишават.

Контакти (само за фирми)

Контактите са списък със служители или групи. Към всеки елемент от този списък има възможност за запис на множество email-и, телефони, sms, viber или адреси в социални мрежи.

Контакт със служител.

Контакта със служител съдържа следните полета:

• Име на служителя.
• Отдел в който служителя работи.
• Длъжност на служителя.
• Забележка.
• Списък email-и, телефони или адреси в социални мрежи.

Всеки запис от списъка с email-и, телефони и т.н. има поле "Приложение". Това поле определя дали записа се ползва за автоматично уведомяване и за какво - информация за пратка, информация за фактури и плащания, просрочени документи, изчерпан кредитен лимит и други.

Контакт с група.

Контакта с група се използва предимно за автоматично уведомяване. Съдържа следните полета:

• Име на групата.
• Забележка.
• Списък email-и, телефони или адреси в социални мрежи.
• Всеки запис от списъка с email-и, телефони и т.н. има поле "Приложение". Това поле определя дали записа се ползва за автоматично уведомяване и за какво - информация за пратка, информация за фактури и плащания, просрочени документи, изчерпан кредитен лимит и други.