Документи към пратка

В процеса на обработка на пратката се изготвят или получават различни видове документи. Тези документи са важна част от процеса на транспорт, те осигуряват необходимата информация за пратката, нейните характеристики и условията на транспортиране или произтичат от административни или регулаторни правила.

Документите към пратка могат да бъдат генерирани от системата или да се прикачат към пратката като файлове. Документите генерирани от системата се наричат вътрешни документи, а тези получени по e-mail или сканирани се наричат външни документи.

Видове документи

Вътрешни документи.

Вътрешни документи към пратката - CMR, товарителници, бордера, цесии и други се изготвят по два сценария:

• Документи подлежащи на редактиране.
• Документи неподлежащи на редактиране.

Изготвяне на вътрешни документи подлежащи на редактиране

Схемата на изготвяне е следната:

• От заявката за транспорт и свързаните с нея структури (график, финанси, референции и т.н.) се извличат и форматират данни за създаване на съответния документ.
• С данните извлечени по предходната точка се попълва структура характерна за съответния документ.
• Данните в структурата попълнена в предходната точка подлежат на редакция и са независими от данните от които са произлезли.
• Данните в структурата се налагат на шаблон за да се получи печатно копие на съответния документ.

Данните по документите подлежащи на редактиране са еднакви с данните по заявка само в момента на генериране на документа. В последствие те могат да се променят за което в системата са предвидени съответните специализирани редактори. Промяната на данните по заявка също създава разлика между вече генерирания документ и текущото състояние на заявката.

Изготвяне на вътрешни документи не подлежащи на редактиране

Схемата на изготвяне е следната:

• От заявката за транспорт и свързаните с нея структури (график, финанси, референции и т.н.) се извличат и форматират данни за създаване на съответния документ.
• Данните изготвени по предходната точка се налагат на шаблон за да се получи печатно копие на съответния документ.

Данните по документите ne подлежащи на редактиране са еднакви с данните по заявка до момента на промяна на данните по заявка.

Автоматизации свързани с вътрешните документи.

И двата вида вътрешни документи (подлежащи и неподлежащи на редактиране) имат своето приложение. И двата вида могат да се окажат невалидни при промяна на данните от които документите са създадени. По подразбиране системата не предприема никакви действия ако данните по заявка се променят и направят генерираните до момента документи невалидни. Това действие на системата може да се промени по следния начин:

• При промяна на данните по заявка да се генерира съобщение към потребителя.
• При промяна на данните по заявка да се генерира съобщение към потребителя и засегнатите документи да се анулират.
• При промяна на данните по заявка да се генерира съобщение към потребителя, засегнатите документи да се анулират и на тяхно място да се издадат нови.

Прикачане на image към вътрешни документи.

Прикачането на image към вътрешни документи е прикачане на външен файл (PDF, PNG, JPEG, TIFF) съдържащ сканирано копие на документа, което може би съдържа подписи или забележки.

Външни документи.

Външните документи не са генерирани от системата. Това са файлове или хартиени документи, които съпровождат пратката - фактури, сертификати, митнически декларации и други. Те могат да се прикачват към пратката и да се появяват в списъците с документи към пратката наравно с вътрешните документи.

Видовете външни документи, които могат да се прикачат са ограничени от съображения за сигурност. Списъка от видове документи е:

• PDF.
• XLS и XLSX - документи на MS Excel.
• DOC и DOCX - документи на MS Word.
• Изображения в следните формати:
  • PNG
  • JPG
  • JPEG
  • TIFF

Списъка от видове документи може да се допълва в съответствие с политиките за сигурност на фирмата собственик на софтуера.

Автоматизации свързани с външните документи.

Процеса по прикачане на външни документи може да се автоматизира в различни аспекти:

• Системата може да следи определени e-mail адреси и при наличие на някаква конвенция при воденето на кореспонденцията, прикачените към писмото документи да се извличат и прикачат към пратки в системата.
• Системата може да разпознава и класира документи на базата на баркод или друг идентификатор присъстващ в копието на документа.
• За определени документи системата може да извлича и формализира съдържание от копието на документа.

Шаблони за печатни копия на вътрешни документи.

Под изготвянето на печатно копие на документ се има в предвид PDF, който може да се разпечатва или да се изпраща по e-mail без да се разпечатва. Начина на подреждане на данните при изготвяне на печатното копие може да е стандартизиран или да зависи от стила на изготвяне на документи във фирмата. При всички случаи, за изготвяне на печатното копие се използва шаблон.

Обикновено стандартизирани печатни копия имат документи, чиито външен вид произтича от административни или регулаторни изисквания, например CMR или фактура. Част от тях се печатат (или в миналото са се печатали) на бланки. За тези документи в системата са предвидени шаблони, но те подлежат на съвсем ограничено персонализиране.

За всички останали документи е предвиден DOCX шаблон. Това е обикновен Microsoft Word документ в който, чрез механизма на Mail merge етикети (който е стандартен за MS Word) данните от документа се разполагат върху печатното копие.

В съответствие с установените права за работа със системата, определени потребителски роли имат право да променят шаблоните за изготвяне на печатните копия на документите.