Пратка - основни данни

Какво е пратка

Пратката или заявката за транспорт (двете се използват като синоними в документацията) е основен обект на обработка в системата. Системата съдържа комплексна информация, описваща пратката с нейните параметри и свързани структури. Най-общо данните са:

• Основни данни по заявка - данни съобщени от клиента при регистриране на пратката в системата.
• График.
• Финанси.
• Документи.
• Референции.

Част от данните се попълват при регистриране на пратката, а друга част по време на движението и в системата.

Основни данни

Към основните данни спадат следните полета от описанието на пратката:

• Клиент - идентификатор от класификатора на фирмите, посочващ клиента по транспортната операция.
• Изпращач - името на изпращача по заявка.
• Получател - името на получателя по заявка.
• Условия на доставка (INCOTERMS) с държава и място.
• Данни за товарния пункт.
• Данни за разтоварния пункт.
• Групи транспортни единици.
• Допълнителна информация.
• Инструкции и бележки.
• Други данни.

Клиент, изпращач, получател

Клиент по пратката.

Клиента е основна характеристика на пратката. Клиента е идентификатор от класификатора на фирмите, което означава, че за да бъде описана една пратка в системата, клиента по нея трябва да е описан предварително в класификатора на фирмите.

Обвързването на запис от класификатора на фирмите с пратката дава възможност да се определят различни параметри необходими при последващите процеси на обработка, като например условия на плащане, кредитен лимит, дни на отложено плащане, контакти с клиента, евентуални забрани наложени на клиента и други. По подразбиране клиента по пратката е клиент по всички регистрирани по нея приходни финансови позиции.

Изпращач и получател.

Начина на работа с тези две полета е до голяма степен сходен, затова те са обяснени на едно място.

За разлика от IMS изпращача и получателя не са елементи от класификатора на фирмите. Това е съществена разлика в сравнение с предишната организация на съхранение на информацията за пратката, която носи следните характеристики:

• На първо място - изпращач и получател могат да се попълнят само като едно име директно в редактора на пратка, без да се регистрират в какъвто и да е класификатор.
• Класификатора на фирмите не се пълни с елементи, които не са, а може би няма и да станат клиенти или доставчици по фактури, тоест субекти с които фирмата да има финансови взаимоотношения.
• Създаден е отделен класификатор на изпращачи и получатели. Ползването му не е задължително. Класификатора може да подпомага или лимитира избора на изпращач/получател в зависимост от изискванията, настройката на системата и описанието на клиента. Един евентуален бизнес сценарии, който би оправдал ползването му е клиент с фиксирано множество от изпращачи и получатели регистрирани предварително.
• Съществува възможност да се направи настройка на системата, така, че изпращач/получател да може да се избира измежду вече регистрирани пратки на клиента.
• Езика на който се изписва името на изпращач/получателя не е определен с правило в системата.

Товарен и разтоварен пункт и групи транспортни единици

Данни за товарния и разтоварния пункт.

Полетата са сходни като начин на попълване.

За разлика от IMS фирмите на товарния и разтоварния пункт не са елементи от класификатора на фирмите. Это е съществена разлика в сравнение с предишната организация на съхранение на информацията за пратката, която носи следните характеристики:

• Всички полета в групата товарен/разтоварен пункт - фирма, държава, пощенски код, населено място, адрес и т.н. могат да се попълнят директно в редактора на пратка, без да се регистрират в класификатор.
• Класификатора на фирмите не се пълни с елементи, които не са, а може би няма и да станат клиенти или доставчици по фактури, тоест субекти с които фирмата да има финансови взаимоотношения.
• Създаден е отделен класификатор на товарни и разтоварни пунктове. Ползването му не е задължително. Класификатора може да подпомага или лимитира попълването на полетата в групите товарен/разтоварен пункт в зависимост от изискванията, настройката на системата и описанието на клиента. Един евентуален бизнес сценарии, който би оправдал ползването му е клиент с фиксирано множество от товарни/разтоварни пунктове регистрирани предварително.
• Съществува възможност да се направи настройка на системата, така, че товарни/разтоварни пунктове да може да се избира измежду вече регистрирани пратки на клиента.
• Езика на който се изписва информацията в полетата на системата не е определен с правило в системата.

Групи транспортни единици.

При описание на заявката за транспорт съществува необходимост от описание на броя и видовете колети, общото тегло и обем и товарните метри. В IMS за тази цел се използваха числа - едно за брой колети, едно за общо тегло, едно за общ обем и едно за товарни метри. Това описание на параметрите на пратката е сравнително грубо, защото ако пратката е съставена от различни по вид транспортни единици, системата не дава възможност те да се опишат подробно.

За описание на тези параметри в системата са предвидени групи транспортни единици. Под група се разбира транспортни единици с еднакви характеристики - еднакъв вид на опаковката (кашони, палети и т.н), еднакво единично тегло, еднакви дължина/ширина/височина, еднакъв единичен обем, описание. Например ако пратката е съставена от 5 евро палета, 3 с височина 120 и тегло 200 кг. и 2 с височина 150 и тегло 340 кг. в заявката ще бъдат регистрирани 2 групи транспортни единици. Първата ще отразява 3-те евро палета 120/200 кг, а втората 2-те евро палета 150/340 кг.

Тази схема създава предпоставки за точното описание на метриките на пратката. Колко подробно ще бъде използвана зависи от конкретните изисквания и работни процедури във фирмата. По подразбиране задължителните параметри за попълване в група транспортни единици са брой и вид на транспортната единица. Тегла, обеми и размери (дължина/ширина/височина) могат да бъдат направени задължителни, като за целта системата трябва да се конфигурира съгласно правилата наложени във фирмата собственик на софтуера.

За групите транспортни единици и транспортните единици.

Трябва да се прави разлика между "групи транспортни единици" и "транспортни единици". За целта следва подробно описание на двете характеристики:

• "Групи транспортни единици" е характеристика, която се записва в заявката за транспорт и характеризира заявени параметри.
• "Транспортни единици" е характеристика, която се установява физически, чрез броене, измерване на тегло или размери при приемане на пратката в cross-dock и характеризира реални параметри.

Групите транспортни единици се описват от спедитора или клиента при създаване на пратката.

Транспортните единици се описват в склада или се получават по EDI от друг склад.