Финанси по пратка

Какво представляват финансите по пратка

Финанси по пратка (наричани още финансови позиции, задължения, начисления) са записи отразяващи приходи от клиенти, разходи към партньори или подизпълнители и вътрешни начисления.

Финансите са основание за издаване на фактури или оправдаване на издадени към фирмата фактури.

Финансовите позиции са два вида:

• Автоматични - такива които са начислени от тарифа. Стойността на този тип позиции може да се променя в последствие от потребител на системата.
• Ръчни - такива създадени от потребител на системата.

Финансите имат следните атрибути:

• Доставчик и финансов център - идентификатор на фирма от класификатора на фирмите. Когато това е собственика на системата се посочва и финансовия му център.
• Клиент и финансов център - идентификатор на фирма от класификатора на фирмите. Когато това е собственика на системата се посочва и финансовия му център.
• Услуга - идентификатор от списъка с услуги в системата. Услугата е един от основните атрибути за аналитичност при изготвяне на справки в системата.
• Цена по тарифа и валута - за всички автоматични позиции, това е първоначалната цена по тарифа. За всички ръчни позиции полетата не се използват.
• Цена и валута - попълва се както следва:
• За автоматичните позиции се попълва цена по тарифа и в последствие може да се променя. Разликата между променената стойност и горното поле може да се контролира.
• За ръчните позиции - каквото е въведено от потребителя на системата.
• Фиксинги и суми от валутата на позицията във валутите за счетоводство, статистика и валутата на документа, когато позицията се фактурира (или закрива с разход). Поддържат се два вида фиксинги към валутата за счетоводни цели и валутата за статистика - към момента на начисляване на позицията и към момента на фактуриране (закриване с разход). Така може да се следят печалби/загуби от курсови разлики.
• Забележка.

Услуги, валута, сума

Услуги

Основен атрибут на финансовата позиция е услугата. Тя се избира от списък с услуги, които са дефинирани в системата. Списъка с услуги се управлява от мениджмънта на фирмата собственик на софтуера. Всяка услуга има код, наименование, кореспондиращи счетоводни сметки и аналитичности и други. Пример за услуги са - международен транспорт, вътрешен транспорт, товро-разтоварни дейности, съхранение, митническо представителство и други.

Има няколко причини при описание на финансовите позиции да се използват услуги. Основните от тях са:

• Стандартизиране на описанието на дейностите извършвани от фирмата.
• Класифициране при анализ на дейността на фирмата и изготвяне на финансови справки в системата.
• Механизъм за комуникация между оперативната система за управление на транспорта и счетоводния софтуер. Възможност за автоматично осчетоводяване на покупки, продажби и плащания в счетоводната система.
• Механизъм за комуникация с държавната администрация, за удовлетворяване на нормативни изисквания, например SAF-T

Валута

Всяка финансова позиция има валута. Валутата зависи от вида на услугата, отдела в който услугата е извършена или клиента. Практика е автомобилния транспорт да се начислява в евро, авио транспорта в долари или офертите за чуждестранни клиенти да се създават в националната им валута, например швейцарски франкове.

Валутите и валутните курсове спадат към основните класификатори (номенклатури) в системата. Системата поддържа таблица с валутни курсове за всеки ден от годината. Има инструмент за автоматично извличане на валутни курсове от сайта на БНБ. Съгласно системата от правила за достъп, служители във фирмата могат да извършват ръчни промени във валутния курс за дата на определена валута.

Благодарение на валутните курсове, системата съхранява стойността на всяка финансова позиция както във валутата на позицията, така и във валутата за счетоводни цели, валутата за статистика и валутата на финансовия документ (фактурата), когато позицията бъде фактурирана или закрита с разход. При това стойностите се съхраняват с курсове към датата на създаване на позицията и към датата на фактуриране (закриване) на позицията, което е инструмент за следене на курсови разлики за валутите, които не са с фиксиран курс към националната валута, например американския долар.

Сума

Сумата на финансовата позиция е число с две значещи цифри след десетичната запетая. Сумата по позицията е винаги положителна, в това поле никога не се въвеждат отрицателни стойности. Когато финансовата позиция трябва да отразява намаляване на задължение, например търговска отстъпка или промоция, този факт е кодиран в използваната услуга. Например ако в системата има регистрирана услуга "търговска отстъпка", то стойността и автоматично се приспада от задължението на клиента, без потребителя изрично да упоменава това, чрез въвеждането и с отрицателен знак. Сумата винаги е положителна.

Сумите по финансови позиции в определени случаи може да се начисляват автоматично от системата, чрез въведени в нея тарифи. В тези случай, системата попълва сама както сумата по позицията, така и специално служебно поле със системна сума, което не подлежи на редакция. Потребителите могат да променят сумата по позиция начислена от тарифа (освен ако това не е изрично забранено), но не могат да променят системната сума. Този механизъм създава предпоставки за анализ, колко често се налага на служителите да променят начислените суми по тарифи и съответно да се анализира адекватността на тарифите.

Финансови центрове

Tъй като следващите параграфи поясняват приходи, разходи и вътрешни начисления, трябва да обясним понятието "финансов център".

Финансов център е организационна структура в рамките на фирмата собственик на софтуера.

Всяка финансова позиция има възможност за указване на финансов център както за приходните, така и за разходните позиции или вътрешните начисления.

Примери за финансови центрове могат да бъдат "международен транспорт", "вътрешен транспорт", "митническо агентство" и други.

Номенклатурата на финансовите центрове се определя от мениджмънта на фирмата.

Финансовите центрове са механизъм за осигуряване на допълнителна аналитичност за оценяване на приходите, разходите и рентабилността на отделните организационни единици във фирмата.

Финансовите центрове са опционален инструмент, това дали ще се ползват или не се определя от мениджмънта на фирмата собственик на софтуера.

Приходи, разходи и вътрешни начисления

Приходи.

Приходни са всички позиции за които в полето "Доставчик" е записан идентификатора на фирмата собственик на софтуера, а в полето "Клиент" е записан идентификатора на друга фирма.

Приходните позиции се използват за регистриране на услугите извършвани от фирмата. В последствие, те са основание за издаване на фактура към клиента.

Всяка приходна позиция е свързана с обект в системата - пратка, курс или сделка. Позицията се свързва с един обект, тоест не може да бъде регистрирана приходна позиция към повече от една пратка например.

Приходните позиции могат да се регистрират както от потребителите на системата, така и от тарифи. Позицията може да се редактира или изтрива до момента на нейното фактуриране.

В случай, че системата ползва финансови центрове (както е обяснено по-горе, това е опция), за приходните позиции трябва задължително да се попълва и полето "Финансов център на доставчика". Обикновено системата автоматично попълва това поле от конфигурацията на модулите си и потребителя при нужда може да го променя ръчно.

Разходи.

Разходни са всички позиции за които в полето "Клиент" е записан идентификатора на фирмата собственик на софтуера, а в полето "Доставчик" е записан идентификатора на друга фирма.

Разходните позиции се използват за регистриране на стоки или услуги купени или извършени от външни фирми. В последствие, те са основание за оправдаване на фактури издадени към фирмата собственик на софтуера.

Всяка разходна позиция е свързана с обект в системата - пратка, курс или сделка. Позицията се свързва с един обект, тоест не може да бъде регистрирана разходна позиция към повече от една пратка например.

Разходните позиции могат да се регистрират както от потребителите на системата, така и от тарифи (например тарифи на партньори или подизпълнители). Позицията може да се редактира или изтрива до момента на нейното закриване.

В случай, че системата ползва финансови центрове (както е обяснено по-горе, това е опция), за разходните позиции трябва задължително да се попълва и полето "Финансов център на клиента". Обикновено системата автоматично попълва това поле от конфигурацията на модулите си и потребителя при нужда може да го променя ръчно.

Вътрешни начисления.

Вътрешни начисления са всички позиции за които и в двете полета "Клиент" и "Доставчик" е записан идентификатора на фирмата собственик на софтуера.

Вътрешни начисления са опционален механизъм. Това дали изобщо в системата ще се регистрират вътрешни начисления или не е решение, което се взема от мениджмънта на фирмата. Вътрешните начисления нито се фактурират нито се закриват.

Смисъла на вътрешните начисления е да се изгради механизъм за коригиране на изкривяванията във финансовия резултат на определени организационни единици. Например за всички международни пратки по вноса, за които е предвидена дистрибуция е страната, при определена организация на работата може да се окаже, че финансите към клиента се начисляват от международния отдел. Така за тези пратки отдел вътрешен транспорт не получава никакъв приход. Тази ситуация може да се коригира чрез начисление от отдел международен транспорт към отдел вътрешен транспорт. По същество това прехвърляне на средства се извършва единствено за анализ и статистика на рентабилността на организационните единици.

Всяко вътрешно начисление е свързано с обект в системата - пратка, курс или сделка. Начислението се свързва с един обект, тоест не може да бъде регистрирано начисление към повече от една пратка например.

Начисленията могат да се регистрират както от потребителите на системата, така и от тарифи. Начислението може да се редактира или изтрива по всяко време.

В случай, че системата ползва финансови центрове (както е обяснено по-горе, това е опция), за начисленията трябва задължително да се попълват полетата "Финансов център на доставчика" и "Финансов център на клиента". Обикновено системата автоматично попълва тези полета от конфигурацията на модулите си и потребителя при нужда може да ги променя ръчно.

Правила за работа с финансовите позиции

Базовите правила за работа с финансови позиции са много прости:

• Финансовите позиции подлежат на редактиране и изтриване по всяко време до момента на тяхното фактуриране или закриване с разходен документ.
• Финансовите позиции към анулирани пратки се изтриват.
• Пратка с фактурирани финансови позиции не може да бъде анулирана.

В допълнение към базовите правила, мениджмънта на фирмата собственик на софтуера може да налага допълнителни правила като например:

• Автоматичните финансови позиции не подлежат на изтриване.
• Разликите между цените по тарифа и стойностите на финансовите позиции не могат да надхвърлят определена стойност.